Beratung von Compliance Verantwortlichen im Zusammenhang mit internen Meldestellen

Beratung von Hinweisgeberstellen

Buchert Jacob Peter Rechtsanwälte macht Ihre interne Meldestelle stark: Wir schulen Ihre Verantwortlichen, etablieren klare Abläufe nach HinSchG/DSGVO und stehen im Alltag mit schnellen, belastbaren Antworten zur Seite. Wir befähigen Ihr Team, vertrauliche Hinweise sicher anzunehmen, zu prüfen und sauber zu dokumentieren.

Warum wir? 20+ Jahre Ombudsperson-Erfahrung aus echten Fällen / 24+ Jahre Strafverteidigung

Seit über zwei Jahrzehnten arbeiten wir als Ombudspersonen/Vertrauensanwälte an der Seite von Unternehmen – immer lösungsorientiert. Entgegennahme von Hinweisen im vierstelligen Bereich.

Wir haben die Erfahrung im Umgang mit sensiblen Hinweisen: sichere Gesprächsführung mit Hinweisgebern, konsequenter Identitätsschutz, kritische Konstellationen souverän meistern.

Als Fachanwälte für Strafrecht und als Polizeipräsident a.D. bringen wir zusätzlich fachliches Know-how in strafrechtlich relevante Sachverhalte ein.

Das macht den Unterschied in der täglichen Arbeit Ihrer internen Meldestelle.

Wir begleiten seit mehr als 20 Jahren namhafte Konzerne und mittelständische Unternehmen – von der Schulung interner Meldestellen über die Beantwortung komplexer Einzelfragen bis zur Optimierung von Compliance-Strukturen und Prüfung bestehender CMS. Dieses Erfahrungswissen übersetzen wir konkret und verständlich in Ihren Alltag – damit Ihre Meldestelle sicher, schnell und praktisch arbeitet. Sie werden ausschließlich von den Partnern der Kanzlei betreut.

Was wir für Ihre interne Meldestelle tun

Schulungen, die wirklich funktionieren

• Rollen & Unabhängigkeit der Meldestelle, klare Verantwortlichkeiten
• Vertraulichkeit & Identitätsschutz (HinSchG) – sicher und praxistauglich
• Fristen & Prozesssicherheit: Eingangsbestätigung (≤ 7 Tage), Rückmeldung (≤ 3 Monate)
• Dokumentation & Löschung – nachweisfest und DSGVO-konform
• Gesprächsführung & Texte: Leitfäden, Formulierungen, Do’s & Don’ts
• Fallpraxis: Rollenspiele (Telefon/Portal/E-Mail), Entscheidungsbäume, Checklisten

Laufende Betreuung & schnelle Antworten

• Sprechstunde/Q&A: Kurzfristige Unterstützung bei Einzelfällen
• Review-Service: Rückmeldungen und Schreiben vor dem Versand prüfen lassen
• Qualitätsimpulse: Stichproben, KPI-Hinweise, Lessons Learned für Ihren Prozess

Vorlagen & Tools, die den Alltag erleichtern

Hinweise zur tool-unabhängigen Umsetzung (telefonisch, digital, persönlich)

Typische Fragen, die wir klären

• Fällt der Hinweis in den sachlichen / persönlichen Anwendungsbereich? (und was tun, wenn nicht)
• Wie bleibt Vertraulichkeit gewahrt, wenn mehrere Stellen eingebunden sind?
• Anonyme Meldungen: zulässig, sinnvoll, wie umsetzen?
• DSGVO-Spannungsfeld: Welche Informationen dürfen/müssen wir wann geben?
• Heikle Fälle: Führungskraft betroffen, Mehrfachmeldungen, Eigenbeteiligung
• Kommunikation: Wie sagen wir’s richtig – offen, rechtssicher, deeskalierend?
• Rückmeldung: Wie formuliere ich die Rückmeldung nach Abschluss der Prüfung an den Hinweisgeber? Was muss ich mitteilen, was darf ich mitteilen?

Ihr Vorteil in drei Worten: sicher, schnell, praktisch

Praktisch: Weniger Theorie, mehr Handwerk: Was tun wir jetzt – Schritt für Schritt.

Sicher: Rechtskonform nach HinSchG/DSGVO – mit belastbaren Vorlagen.

Schnell: Kurze Reaktionszeiten, klare Einschätzungen, sofort anwendbar.

• Sicher: Rechtskonform nach HinSchG/DSGVO – mit belastbaren Vorlagen.
• Schnell: Kurze Reaktionszeiten, klare Einschätzungen, sofort anwendbar.
• Praktisch: Weniger Theorie, mehr Handwerk: Was tun wir jetzt – Schritt für Schritt.

Für wen eignet sich unser Angebot?

• Unternehmen, die eine interne Meldestelle neu aufbauen oder professionalisieren wollen
• Unternehmen, die im Einzelfall professionelle Unterstützung / Begleitung bei der Bearbeitung von Hinweisen benötigen
• HR/Compliance/Legal-Teams, die Sicherheit in Fällen & Formulierungen brauchen
• Organisationen, die Akzeptanz & Vertrauen in das Hinweisgebersystem steigern wollen

Nächster Schritt

Lassen Sie uns in gemeinsam in einem persönlichen Gespräch klären, wo Ihr Team steht und wie wir Sie gezielt unterstützen können: Schulung, laufende Betreuung oder beides – flexibel kombinierbar.

Kontakt

E-Mail: kanzlei@dr-buchert.de
Telefon: 069 710 33 330

Wichtig: Unser Ziel ist die Stärkung Ihrer internen Meldestelle – nachhaltig, vertrauenswürdig und rechtssicher.

FAQ – Training & Betreuung für Hinweisgebersysteme

● Was ist das Ziel Ihres Angebots für Hinweisgebersysteme?
Wir stärken die interne Meldestelle durch Schulung, klare Abläufe nach HinSchG/DSGVO und schnelle, belastbare Unterstützung im Alltag, damit Hinweise sicher angenommen, geprüft und dokumentiert werden.

● Welche Erfahrung bringen Sie für den Betrieb einer Meldestelle mit?
Wir arbeiten seit über zwei Jahrzehnten als Ombudspersonen/Vertrauensanwälte an der Seite von Unternehmen und haben Hinweise im vierstelligen Bereich entgegengenommen; hinzu kommt 24+ Jahre Strafrechts-Kompetenz aus der Praxis, einschließlich Fachanwalts-Expertise und Erfahrung als Polizeipräsident a. D.

● Wer betreut unser Unternehmen konkret?
Sie werden ausschließlich von den Partnern der Kanzlei betreut.

● Welche Themen decken die Schulungen ab?
Behandelt werden Rollen und Unabhängigkeit der Meldestelle, klare Verantwortlichkeiten, Vertraulichkeit und Identitätsschutz (HinSchG), Fristen und Prozesssicherheit (Eingangsbestätigung ≤ 7 Tage, Rückmeldung ≤ 3 Monate), Dokumentation und Löschung DSGVO-konform sowie Gesprächsführung und Textarbeit mit Leitfäden, Formulierungen sowie Do’s & Don’ts.

● Arbeiten Sie praxisnah oder eher theoretisch?
Der Schwerpunkt liegt ausdrücklich auf Fallpraxis, darunter Rollenspiele (Telefon/Portal/E-Mail), Entscheidungsbäume und Checklisten.

● Unterstützen Sie auch laufend bei Einzelfällen?
Ja. Es gibt kurzfristige Unterstützung über Sprechstunde/Q&A sowie schnelle Einschätzungen für konkrete Fallkonstellationen.

● Können wir Schreiben und Rückmeldungen vor dem Versand prüfen lassen?
Ja. Über den Review-Service können Rückmeldungen und Schreiben vor dem Versand geprüft werden.

● Bieten Sie Qualitätskontrolle für unseren Prozess an?
Ja. Vorgesehen sind Qualitätsimpulse, unter anderem Stichproben, KPI-Hinweise und Lessons Learned für Ihren Ablauf.

● Welche Vorlagen und Materialien erhalten wir für den Alltag?
Zur Verfügung stehen Richtlinie und Intranet-FAQ, Textbausteine (Eingang, Rückmeldung, Abschluss), Prozessposter und Checklisten sowie Hinweise zur tool-unabhängigen Umsetzung (telefonisch, digital, persönlich).

● Welche typischen Praxisfragen klären Sie mit uns?
Geklärt werden unter anderem sachlicher/persönlicher Anwendungsbereich (und Vorgehen, wenn nicht), Vertraulichkeit bei Einbindung mehrerer Stellen, anonyme Meldungen (zulässig/sinnvoll/Umsetzung), das DSGVO-Spannungsfeld, heikle Fälle (Führungskraft betroffen, Mehrfachmeldungen, Eigenbeteiligung) sowie rechtssichere und deeskalierende Kommunikation einschließlich Rückmeldungen nach Abschluss der Prüfung.

● Für wen eignet sich das Angebot besonders?
Für Unternehmen, die eine interne Meldestelle aufbauen oder professionalisieren, die in Einzelfällen professionelle Begleitung benötigen, für HR/Compliance/Legal-Teams mit Bedarf an Sicherheit in Fällen und Formulierungen sowie für Organisationen, die Akzeptanz und Vertrauen in das Hinweisgebersystem steigern wollen.

● Wie starten wir am besten?
In einem persönlichen Gespräch klären wir, wo Ihr Team steht und ob Schulung, laufende Betreuung oder eine Kombination am sinnvollsten ist.

Buchert Jacob Peter Rechtsanwälte – Partnerschaftsgesellschaft mbB

E-Mail: kanzlei@dr-buchert.de
Telefon: 069 710 33 330