Praxis HinweisgeberschutzgesetzPraxishinweise für Unternehmen zum HinSchG

Einführung in das Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) hat die die EU-Whistleblowing-Richtlinie in deutsches Recht umgesetzt und etabliert erstmals einen – wenn auch eingeschränkten – gesetzlichen Schutz für Whistleblower. Ziel des HinSchG ist es, Hinweisgeber vor negativen Folgen zu schützen, wenn sie Ver­stöße in Unternehmen oder Behörden melden (§ 1 HinSchG). Letztlich soll dadurch auch die deutsche Wirtschaft vor Angriffen und Schädigungen ge­schützt werden

Das Gesetz ist bereits seit Mitte 2023 in Kraft und verpflichtet Unternehmen erstmals ausdrücklich zur Einrichtung interner Meldestellen (§ 12 HinSchG), zur Entgegennahme von Meldungen, dem Betreiben von Meldekanälen und Folge­maßnahmen zu Hinweisen auf den Verdacht von Fehlverhalten.

Gesetzliche Grundlagen und Zielsetzung des Hinweisgeberschutzge­setzes (§ 1 HinSchG)

Nach § 1 Abs. 1 HinSchG sollen Personen geschützt werden, die im berufli­chen Zusammenhang oder bereits im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Verstößen erhalten. Hierdurch soll erreicht werden, dass Miss­stände frühzeitig erkannt und abgestellt werden können.

Zu den geschützten hinweisgebenden Personen gehören alle, die im Zusam­menhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tä­tigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach die­sem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden

Sachlicher Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes

(§ 2 HinSchG)

Das Gesetz gilt nur für Straftaten und Ordnungswidrigkeiten, sowie verschie­dene Rechtsverstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder und (unmittelbar geltende) Rechtsakte der EU.

Unionsrechtliche Vorgaben sind u. a. (§ 2 Abs. 1 Nr. 3-9 HinSchG)

• Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung

• Produktsicherheit und Verbraucherschutz

• Umwelt- und Strahlenschutz

• Datenschutz (DSGVO)

• Lebensmittelsicherheit

Nationale Vorgaben (§ 2 Abs. 1 Nr. 1, 2, 10 HinSchG) sind

• Strafrechtlich relevante Verstöße (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG)

• Bußgeldbewehrte Verstöße zum Schutz von Leben, Gesundheit oder Be­schäftigtenrechten (§ 2 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG), z.B. Verstöße gegen Mindest­lohnregelungen (§ 20 MiLoG), Arbeitszeitgesetze (ArbZG) oder Arbeitneh­merüberlassungsgesetz (§ 16 Abs. 1 AÜG).

Interne Compliance-Verstöße ohne Bezug zu diesen Rechtsbereichen fallen nicht in den Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (§ 2 HinSchG).

Praxistipp:

Potenzielle Hinweisgeber können kaum sicher beurteilen, ob sie sich mit einem Hinweis im Schutzbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes befinden oder nicht. Diesem Beratungsbedarf muss in geeigneter Weise Rechnung getragen werden. Insbesondere anwaltliche Ombudspersonen können dazu beraten.

Einrichtung interner Meldestellen (§ 12 und § 14 HinSchG)

Unternehmen ab einer Größe von 50 Beschäftigten sind verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Unternehmen aus der Fi­nanzbranche unterliegen unabhängig von der Mitarbeiterzahl dieser Ver­pflichtung (§ 12 Abs. 3 HinSchG).

Die interne Meldestelle kann entweder unternehmensintern betrieben oder an Dritte ausgelagert werden (§ 14 Abs. 1 HinSchG). Das sind in größeren Unternehmen und Konzernen zentrale Meldestellen oder externe Dritte, wozu insbesondere fachkundige Rechtsanwälte gehören, sogenannte Om­budsfrauen oder Ombudsmänner. Diese Ombudspersonen gelten als inter­nes Hinweisgebersystem, als interne Meldestelle nach dem Hinweisgeber­schutzgesetz. Das Gesetz lässt grundsätzlich auch andere Personen zu. 

Aber: Diese Dritten müssen jedoch den Anforderungen des Gesetzes ent­sprechen und den Hinweisgebern vollständigen Schutz bieten. Es ist wichtig, dass die Dritte unabhängig agiert und Anonymität garantiert, um das Ver­trauen der Hinweisgeber zu stärken. Außerdem erfordert das Hinweisgeber­schutzgesetz, dass die Personen in einer Meldestelle

• bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sind und
• Über die notwendige Fachkunde verfügen

Praxistipp:

Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie eine interne Meldestelle mit eigenem qualifiziertem Personal aufbauen oder Rechtsanwälte mit dieser Aufgabe betrauen. Dabei kommen insbesondere Fachanwälte für Strafrecht und entsprechender Berufserfahrung in Betracht. Durch Ihre anwaltliche Verschwiegenheitspflicht können Sie die Identität hin­weisgebender Personen optimal schützen.

Verfahren und Fristen bei internen Meldungen (§ 16 und § 17 HinSchG)

Die internen Meldestellen müssen weiterhin folgende Mindest-Anforderun­gen erfüllen:

• Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb von 7 Tagen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG).

• Prüfung der Stichhaltigkeit und ggf. Einleitung von Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 1 Nr. 2 HinSchG).

• Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten nach Be­stätigung (§ 17 Abs. 2 HinSchG).

Meldungen müssen klar dokumentiert werden (§ 11 HinSchG) und dürfen ohne Einwilligung des Hinweisgebers keine Tonaufzeichnungen enthalten (§ 11 Abs. 2 HinSchG).

Externe staatliche Meldestellen (§§ 19-29 HinSchG)

Alternativ können Hinweisgeber externe staatliche Meldestellen kontaktieren (§ 7 Abs. 1 HinSchG). Hierbei besteht keine Verpflichtung, zuerst den inter­nen Weg zu wählen.

Die zentrale externe Meldestelle ist das Bundesamt für Justiz (§ 19 Hin­SchG), daneben bestehen weitere spezifische Meldestellen (z.B. BaFin ge­mäß § 21 HinSchG oder Bundeskartellamt gemäß § 22 HinSchG). Auch ex­terne Meldestellen unterliegen strengen Vertraulichkeits- und Rückmelde­pflichten (§§ 27, 28 HinSchG).

Offenlegung gegenüber der Öffentlichkeit (§ 32 HinSchG)

Im Hinweisgeberschutzgesetz gesondert geregelt ist der Fall, dass hinweis­gebende Personen an die Öffentlichkeit treten:

Die sogenannte Offenlegung, z.B. Hinweise an Medien oder über Social-Me­dia-Kanäle, ist nur ausnahmsweise zulässig (§ 32 Abs. 1 HinSchG), nämlich nur dann, wenn

• auf eine externe Meldung keine angemessenen Folgemaßnahmen erfol­gen, oder

• unmittelbare Gefahr irreversibler Schäden für das öffentliche Interesse be­steht, oder

• Repressalien drohen, bzw. der Verdacht besteht, dass die externe Stelle untätig bleibt.

Da hinweisgebende Personen ein Vorliegen dieser eng gefassten Ausnah­men meist nicht beurteilen können, ist dies ein riskanter Bereich. Wer mit seinen Informationen direkt an die Öffentlichkeit gehen möchte, sollte sich zuvor anwaltlich beraten lassen. Sonst drohen möglicherweise Sanktionen und empfindliche Schadensersatzansprüche.

Vertraulichkeit und Datenschutz (§§ 8 und 9 HinSchG)

Das Gesetz verpflichtet zur Wahrung der Vertraulichkeit der Identität von Hin­weisgebern, Beschuldigten und Dritten (§ 8 Abs. 1 HinSchG).

Hinweisgeber wiegen sich hinsichtlich des Schutzes Ihrer Identität oft in trü­gerischer Sicherheit, denn es gibt eine Reihe von Ausnahmen von der Ver­traulichkeit (§ 9 HinSchG), z.B.

• bei vorsätzlich oder grob fahrlässig falschen Hinweisen (§ 9 Abs. 1 Hin­SchG)

• wenn Strafverfolgungsbehörden die Offenlegung der Identität verlangen (§ 9 Abs. 2 HinSchG)

Besonders kritisch bleibt auch die Schnittstelle zum Datenschutz: Die DSGVO-Auskunftsansprüche (Art. 15 DSGVO) können die Vertraulichkeit unterlaufen. Im Klartext: Macht ein Beschuldigter eines Fehlverhaltens sei­nen Auskunftsanspruch nach der DSGVO geltend muss das Unternehmen den Hinweisgeber offenlegen, falls es sich nicht auf eine Ausnahmeregelung berufen kann.

Schutz vor Repressalien (§§ 33-37 HinSchG)

Das Herzstück des Gesetzes ist das Repressalien-Verbot (§ 36 HinSchG). Jede berufliche Benachteiligung (Kündigung, Versetzung, Herabstufung, schlechte Beurteilung) nach einer Meldung gilt zunächst als Repressalie. Ar­beitgeber müssen dann nachweisen, dass die Benachteiligung nicht im Zu­sammenhang mit der Meldung steht (sogenannte Beweislastumkehr nach § 36 Abs. 2 HinSchG).

Arbeitgeber sollten beachten:

• Dokumentation aller arbeitsrechtlichen Maßnahmen zur Beweisführung

• Anpassung der arbeitsvertraglichen Klauseln (Geheimhaltungspflichten dürfen Rechte nach dem HinSchG nicht beschränken, § 39 HinSchG)

Hinweisgeber haben Anspruch auf Schadenersatz bei erlittenen Nachteilen (§ 37 HinSchG), während bei grob fahrlässig oder vorsätzlich falschen Mel­dungen Schadenersatzpflicht besteht (§ 38 HinSchG).

Aufbewahrung und Löschung von Hinweisen (§ 11 Abs. 5 HinSchG)

Unterlagen sind mindestens drei Jahre aufzubewahren, danach jedoch grundsätzlich zu löschen. Eine längere Aufbewahrung ist zulässig, um Schutzpflichten und einer Beweislastumkehr gerecht zu werden.

Sanktionen bei Verstößen (§ 40 HinSchG)

Verstöße gegen das HinSchG (z.B. Nicht-Einrichtung der Meldestelle, Be­hinderung der Meldungen, Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot) können mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden (§ 40 HinSchG).

Praxistipp:

Das Hinweisgeberschutzgesetz hat einige Tücken und bietet Fallen für Unternehmensverantwortliche wie hinweisgebende Personen.

Bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen sollten sich klei­nere und mittelständische Unternehmen beraten lassen.

Hinweisgeber sind gut aufgehoben, wenn sie sich an anwaltliche Om­budspersonen wenden, die ihre Identität durch die anwaltliche Ver­schwiegenheitspflicht schützen. Anwaltliche Ombudspersonen unter­liegen auch nicht der Offenlegungsverpflichtung der DSGVO. Se bieten hinweisgebenden Personen daher regemäßig ein höheres Schutzni­veau als interne Meldestellen in Betrieben.

Unsere Rechtsanwaltskanzlei Buchert Jacob Peter arbeitet seit über 25 Jahren in Frankfurt am Main mit erfahrenen Anwälten in der Strafverteidigung. Wir vertreten unsere Mandantschaft bundesweit.